Quinto Registro de Imóveis de São Paulo

SUSCITAÇÃO DE DÚVIDA. ESCRITURA PÚBLICA DE COMPRA E VENDA. DOCUMENTO DIGITALIZADO. APRESENTAÇÃO VIA PLATAFORMA ELETRÔNICA (SAEC/ONR). EXIGÊNCIA DE TÍTULO ORIGINAL, NATO-DIGITAL OU DESMATERIALIZADO POR NOTÁRIO. DECRETO Nº 10.278/2020. LEI Nº 14.063/2020. CNN-CN-CNJ-Extra. NSCGJSP.

Os títulos apresentados a registro devem garantir a autenticidade, integridade e autoria – requisitos essenciais para ingresso no Registro de Imóveis (art. 221 da LRP). Os Títulos apresentados ao Registro de Imóveis exigem assinatura eletrônica qualificada (Lei 14.063/2020, art. 5º, § 2º, IV). A definição de autoria, autenticidade, integridade, validade e eficácia jurídicas dos títulos apresentados a registro constitui requisito inafastável, cuja observância não se subordina a argumentos de mera conveniência.

O título apresentado, por consistir em mera reprodução digitalizada e não em documento original nato-digital, desmaterializado conforme permissão normativa (ou mesmo fisicamente exibido perante a Serventia), não atende às exigências legais, regulamentares e normativas que regem o ingresso de títulos no fólio real.

O Decreto Federal 10.278/2020 aplica-se a relações de privados com pessoas jurídicas de direito público interno (art. 41 do CC) para defesa de interesses individuais perante a administração. Tais documentos não são títulos hábeis que se revestem de formas legais para ingresso no Registro de Imóveis.

Reproduzo abaixo os argumentos centrais da denegação de acesso do título (uma escritura pública apresentada por cópia simples digitalizada), ajustando alguma inconsistência (SJ).

• Processo 1108804-65.2025.8.26.0100, São Paulo, j. 26/9/2025, DJe 29/9/2025, Dra. Renata Pinto Lima Zanetta. Disponível em http://kollsys.org/wh1

Devolução do cartório

A devolução do cartório cingiu-se ao seguinte:

Apresentar o título em formato PDF/A, assinado digitalmente com certificado digital válido, de modo a atender aos padrões e requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico), cujo titular do certificado digital utilizado deve ser tabelião, substituto ou preposto autorizado, possibilitando a verificação de atributo mediante consulta à base de dados do Colégio Notarial do Brasil; ou, alternativamente, após o reingresso via plataforma ONR, apresentar o título, bem como os documentos que o instruem, no original, fisicamente, perante esta Serventia, para conferência com as cópias digitalizadas apresentadas via e-protocolo, por se tratarem de título e documentos físicos digitalizados e não natos digitais. (Itens 366, 366.1 e 366.2, Capítulo XX, das Normas de Serviço da Egrégia Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo; artigo 208, § 1º, inciso I, do Provimento n. 149 do CNJ)

Razões impedientes do acesso

Questão preliminar

Levanta-se preliminarmente a seguinte questão: para a suscitação de dúvidas é necessário que os títulos sejam apresentados no original, não se admitindo a apresentação de cópias simples, autenticadas por advogados e mesmo notários.[1]

Neste caso, o título não foi apresentado no original. O Eg. Conselho Superior da Magistratura de São Paulo (CSMSP), em mais de uma oportunidade, decidiu que as dúvidas, nestes casos, hão de ser julgadas prejudicadas:

“Como é sabido, é imprescindível a apresentação do título original ao Oficial de Registro de Imóveis, pois eventual procedência do recurso resultaria no pretendido registro, decidindo-se acerca da qualificação registral. No caso concreto, contudo, [o título] foi encaminhado ao Oficial de Registro de Imóveis por meio eletrônico. Ou seja, recebeu o registrador cópia do formal de partilha digitalizado. Sendo assim, a dúvida encontra-se prejudicada porque não consta dos autos o original do título que se pretendia ver registrado”.[2]

A decisão supra filia-se a inúmeros precedentes. A cópia do título constitui mero documento e não instrumento formal previsto como idôneo a ter acesso ao registro.[3]

Superada a questão preliminar, vamos nos debruçar sobre o óbice ao ingresso do título.

Título formal – requisitos legais

Foi-nos apresentada Escritura de Compra e Venda em formato digitalizado. Por esse motivo, entendeu-se não preenchidas as formalidades legais exigíveis para a consumação do ato de registro, nos termos da lei.

O eixo fundamental que sustenta a exigência é a garantia da autenticidade, i.e., segurança de autoria, integridade, legitimidade e eficácia do título apresentado a registro. O sistema de registro imobiliário no Brasil é causalista, dependente de um título válido e eficaz – causa remota da aquisição de direitos em nosso sistema. Portanto, o título causal – tanto do ponto de vista formal, quanto material – deve ser válido e eficaz em ordem a provocar e sustentar a inscrição predial, com vistas à garantia dos direitos das partes e de todos os terceiros.

Pergunta-se: os títulos eletrônicos têm ingresso no sistema registral, nos termos do art. 221 da LRP? Responde-se: seguramente têm, desde que observados os requisitos legais. Vamos penetrar no cipoal normativo e regulamentar para desvelar os detalhes e superar as aparentes antinomias.

Decreto 10.278/2020 – digitalização

O Decreto 10.278/2020 regulamentou o inc. X do art. 3º da Lei Federal 13.874, de 20 de setembro de 2019. O caput do art. 3º reza que são direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País (…):

“X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público;

O art. 18 da Lei 13.874/2019 ilumina e condiciona a interpretação que se deva dar ao regulamento (Decreto 10.278/2020):

Art. 18. A eficácia do disposto no inciso X do caput do art. 3º desta Lei fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo federal, observado que:  

I – para documentos particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, integridade e, se necessário, confidencialidade de documentos em forma eletrônica é válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento; e

II – independentemente de aceitação, o processo de digitalização que empregar o uso da certificação no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) terá garantia de integralidade, autenticidade e confidencialidade para documentos públicos e privados.

Já o Decreto 10.278/2020 nos revela o seguinte quadro:

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Requisito na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.

§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.

Vamos destacar aspectos relevantes para o deslinde da questão:

a) Pessoa jurídica de direito público interno.

O Decreto 10.278/2020 trata do relacionamento do cidadão com a administração pública de direito público interno[4] – não se equiparando aos requisitos de instrumentos ensejadores da prática de atos perante os registros imobiliários, nos termos do art. 221 da LRP. O regulamento trata da defesa de interesses e direitos individuais do próprio autor do documento, não de terceiros. O título formal – instrumento –, é o documento que porta efeitos jurídicos muito próprios, e exige “forma especial, dotada de força orgânica para realizar ou tornar exequível um ato jurídico”.[5]

Essa distinção é fundamental: o documento arquivado digitalmente pode servir para o exercício de direitos individuais perante o Estado, mas não substitui as formas especiais que a lei reserva aos títulos translativos de direitos reais.

b) Autoria da digitalização e efeitos em relação a terceiros

O art. 5º do Decreto 10.278/2020 reza que, quando o documento digitalizado acolhe a assinatura eletrônica qualificada, tem-se a “autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados”. Entretanto, o autor material da digitalização pode ser um terceiro (art. 8º) e nesse caso o autor da digitalização não se confunde com o autor do documento a quem a ordem legal reconhece certos direitos especiais. Dá-se, nesse caso do art. 8º, um mandato tácito, desvestido das formalidades legais para atualizar a situação jurídica de bens imóveis. Aliás, se o próprio interessado pode delegar o ato material da digitalização a terceiros, quando exsurge, claramente, o âmbito de incidência do art. 5º: trata-se de faculdade cometida ao próprio interessado para satisfazer exclusivamente seus interesses individuais perante a administração – não para conferir força probatória a todo e qualquer documento ou instrumento submetidos ao registro público. É o caso do mandato ali previsto.

O mesmo artigo 5º delimita o âmbito dos efeitos jurídicos do documento digitalizado. Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, “qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.

Parece claro que os negócios e declarações assinados pelas partes com assinaturas eletrônicas avançadas são válidos e eficazes entre as partes que admitem o seu uso, presumem-se verdadeiros, mas não têm eficácia contra terceiros, “salvo se tiverem sido registrados em cartório competente” (art. 215 do CC). É evidente que os efeitos que decorrem de um instrumento que dá ensejo à mutação jurídica-real alcançam, por sua natureza, terceiros, além das partes. Esta é a razão pela qual os instrumentos sujeitos a registro não podem sequer ser firmados por assinaturas eletrônicas avançadas (inc. II do art. 4º da Lei 14.063/2020).

c) Padrões técnicos e metadados especificados

A Lei 13.874/2019 (art. 18) e o próprio Decreto 10.278/2020 exigem a observância de padrões técnicos e o estabelecimento de metadados (Anexos I e II do regulamento). A especificação dos requisitos (padrões técnicos) e dos metadados foi regulamentada pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos pela Resolução CONARQ 48, de 10/11/2021.[6] Entre os requisitos exigidos para a validade (stricto sensu, i. e, em sua ordem) dos documentos assim digitalizados, exigem-se (entre outros):

1. Gestão Documental Estruturada. Plano de Classificação de Documento arquivísticos (PCDA) e Tabela de Temporalidade de Documentos Arquivísticos (TTDA);
2. Sistema informatizado de gestão arquivística (SIGAD): capaz de registrar metadados, controlar tramitação, guarda e destinação na serventia.[7]
3. Repositório digital confiável que assegure a preservação, autenticidade e acessibilidade do documento digitalizado desde sua captura pelo sistema informatizado de gestão, pelo tempo necessário.

Além disso, a Resolução também prevê o processo de digitalização com etapas e fluxos pré-definidos:

1. Fluxo definido e auditável: recepção, conferência, preparação, digitalização, validação, composição do representante digital, autenticação, captura no sistema e destinação dos originais (descritos em detalhes nos Quadros 1 a 4 – págs. 16–29).
2. Qualidade técnica: imagens devem ser completas, legíveis, sem perda de informação, observando parâmetros como resolução, formato e cores.
3. Documentos permanentes: mesmo digitalizados, não podem ser eliminados; os originais devem ser preservados.
4. Metadados obrigatórios: classificação, prazos de guarda, destinação, data de digitalização,
5. Preservação digital: políticas para evitar perda, corrupção ou obsolescência tecnológica.
6. Rastreabilidade: trilha de auditoria e regras de monitoramento devem garantir autenticidade e integridade.
7. Destinação final dos originais: Eliminação, conforme TTDA e guarda obrigatória dos documentos permanentes, ainda que digitalizados.

Como se vê, os requisitos e padrões técnicos e os metadados são os pressupostos não só para a formação dos documentos “digitalizados com padrões técnicos”, mas para que se dê uma destinação racional e segura no âmbito seja do ONR ou da própria serventia. Segundo o Manual do CONARQ:

“De uma forma geral, o representante digital produzido a partir do processo de digitalização dos documentos originais deve ser submetido às regras de gestão de documentos, a começar pelo uso do PCDA e da TTDA que devem constar dos metadados mínimos previstos no Decreto nº 10.278/2020. É imprescindível que, ao ser capturado para o sistema em que será gerenciado, o representante digital possua todos os demais metadados requeridos pelos sistemas informatizados que farão a gestão e preservação na instituição produtora, para além daqueles requisitos mínimos obrigatórios previstos pelo decreto.[8]

Desnecessário dizer que os metadados e demais requisitos técnicos e jurídicos, exigíveis para validade da digitalização de documentos, nos termos do referido Decreto nº 10.278/2020 (e atos normativos do CNJ), não são, ordinária e regularmente, observados no processo de digitalização dos documentos enviados a registro pelos apresentantes – a nem são examinados pelos registradores que os recepcionam e acolhem. Tampouco são verificados no intercurso do tramo das infovias digitais (ONR), desde a origem até a recepção pelas serventias. Por fim, não há um sistema informatizado de gestão dos documentos arquivísticos (SIGAD), nem, tampouco, se deu a especificação do repositório digital confiável nas serventias extrajudiciais (arts. 24 e 194 da LRP e art. 46 da Lei 8.935/1994).

Por fim, acha-se pendente de regulamentação específica a definição dos “padrões tecnológicos de escrituração, indexação, publicidade, segurança, redundância e conservação de atos registrais, de recepção e comprovação da autoria e da integridade de documentos em formato eletrônico” (inc. III do art. 7º da Lei 14.382/2022). Tal regulamentação específica ainda tarda, razão pela qual os operadores devem orientar-se pelas normas administrativas das corregedorias estaduais e pelas expedidas pela própria Corregedoria Nacional de Justiça.

À míngua de tais disposições regulamentares, deve ser cumprida a lei – e ela é clara (inc. IV, § 2º, do art. 5º da Lei 14.063/2020).

Código Nacional de Normas (CNN-CN-CNJ-Extra)

As regras aplicáveis aos documentos nato-digitais e digitalizados são as seguintes:

Art. 208. Os oficiais de registro e os tabeliães deverão recepcionar diretamente títulos e documentos nato-digitais ou digitalizados, observado o seguinte:

(…)

II – a recepção pelos oficiais de registro ocorrerá por meio: 

(…)

b) de sistema ou plataforma facultativamente mantidos em suas próprias serventias, desde que tenham sido produzidos por meios que permitam certeza quanto à autoria e integridade.

§ 1º Consideram-se títulos nato-digitais, para todas as atividades, sem prejuízo daqueles previstos em lei específica:

I – o documento público ou particular gerado eletronicamente em PDF/A e assinado, por todos os signatários (inclusive testemunhas), com assinatura eletrônica qualificada ou com assinatura eletrônica avançada admitida perante os serviços notariais e registrais (art. 17, §§ 1º e 2º, da Lei n. 6.015/1973; art. 38, § 2º, da Lei n. 11.977/2009; art. 285, I, deste Código);

II – o documento público ou particular para qual seja exigível a assinatura apenas do apresentante, desde que gerado eletronicamente em PDF/A e assinado por aquele com assinatura eletrônica qualificada ou com assinatura eletrônica avançada admitida perante os serviços notariais e registrais

III – a certidão ou o traslado notarial gerado eletronicamente em PDF/A ou XML e assinado por tabelião de notas, seu substituto ou preposto;

IV – os documentos desmaterializados por qualquer notário ou registrador, gerados em PDF/A e assinados por ele, seus substitutos ou prepostos com assinatura qualificada ou avançada;

(…)

§2.º Consideram-se títulos digitalizados com padrões técnicos aqueles que forem digitalizados em conformidade com os critérios estabelecidos no art. 5º do Decreto n. 10.278, de 18 de março de 2020, inclusive os que utilizem assinatura eletrônica qualificada ou avançada admitida perante os registros públicos (art. 17, §§ 1º e 2º, da Lei n. 6.015/1973; art. 38, § 2º, da Lei n. 11.977/2009; art. 285, I, deste Código).

Art. 210. Os oficiais de registro ou tabeliães, quando recepcionarem título ou documento digitalizado, poderão exigir a apresentação do original e, em caso de dúvida, poderão requerer, ao juiz, na forma da lei, providências para esclarecimento da autenticidade e integridade.

O CNN-CN-CNJ-Extra prevê as modalidades de documentos nato-digitais e digitalizados admitidos a registro. Interessam-nos os “títulos digitalizados com padrões técnicos” (§ 2º do art. 208 do CNN-CN-CNJ-Extra), em conformidade com os critérios estabelecidos no art. 5º do Decreto n. 10.278/2020.

A Corregedoria Nacional inovou ampliando os limites estabelecidos no referido art. 5º do Decreto em tela. De fato, o Decreto 10.278/2020 exige o uso de certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil (assinatura qualificada), ao passo que o Código de Normas admite tanto a assinatura avançada quanto a qualificada. Nota bene: o decreto admite o uso da assinatura avançada na hipótese de documento que envolva relações entre privados, “desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento” (art. 6º). Caso contrário, i. e., na “hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º” (ICP-BR, assinatura qualificada, nos termos do dito art. 6º, parágrafo único).

Ajustando o foco, veremos que o CNN-CN-CNJ-Extra alude aos art. 17, §§ 1º e 2º, da Lei n. 6.015/1973; art. 38, § 2º, da Lei n. 11.977/2009; art. 285, I, do Código. Vamos decotar os dispositivos e os contextualizar, numa exegese integrativa:

1. O uso de assinaturas avançadas, abrangendo tout court quaisquer atos de constituição, transferência, modificação, extinção ou renúncia de direitos reais sobre imóveis contraria frontalmente a Lei 14.063/2020 (inc. IV, § 2º, do art. 5º – “atos de transferência e de registro de bens imóveis”). É preciso, então, dar um entendimento que se conforme à ordem legal.
2. Os parágrafos do artigo 17 da LRP tratam de hipóteses de rogação, trânsito e expedição de certidões (publicidade formal), não dispõem acerca de títulos admitidos a registro, nem de seus efeitos, atributos e requisitos (art. 221 da LRP).
3. Já o § 2º do art. 38 da Lei 11.977/2009 alude a “hipóteses de admissão de assinatura avançada em atos que envolvam imóveis”, o que faz presumir, naturalmente, que deva haver a ponderação entre as “hipóteses admitidas”. A exegese deve conduzir à conciliação de tal disposição com a lei especial de regência (Lei 14.063/2020 – lex superior derogat legi inferiori.
4. A assinatura eletrônica qualificada é a “que possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas, de seus padrões e de seus procedimentos específicos”, consoante o § 1º do art. 4º da Lei 14.382/2022. Tratando-se de instrumento pré-constituído (“força orgânica”) para efeitos de registro, todo o rigor é necessário para fortalecer a segurança jurídica de todo o sistema notarial e registral.
5. Segundo a lei, a Corregedoria Nacional deverá estabelecer os “padrões tecnológicos (…) de recepção e comprovação da autoria e da integridade de documentos em formato eletrônico, (…) observada a legislação” (inc. III do art. 7º da Lei 14.382/2022). A lex specialis (Lei 14.063/2022) impõe o uso da assinatura qualificada.

Conclusão parcial

Depreende-se do acima exposto que o apresentante do título tem, de fato, legitimidade para postar o título e seus anexos nas plataformas digitais (SAEC/ONR), assinando o pedido e os documentos com sua assinatura qualificada ou avançada (§ 1º do art. 17 da LRP e art. 8º do Decreto 10.278/2020). Em face dos Registros Públicos, tal faculdade, contudo, não pode ir além da mera apresentação do título (art. 217 da LRP[9]). Não pode, por óbvio, assimilar atribuições de certificação e autenticação que representam funções públicas delegadas, próprias dos escrivães judiciais e notários. Falta ao particular o poder de dação de fé pública aos seus instrumentos e documentos. Em suma:

1. O particular não tem o poder de certificar a autenticidade de certos atos, fatos e negócios jurídicos de origem notarial, posto não se achar investido da potestade de fé pública, “atributo da soberania política delegado” aos órgãos notariais e judiciários.[10] Aos notários competem, com exclusividade, reconhecer firmas e autenticar cópias (art. 7º da Lei 8.935/1994).
2. O caput do art. 5º do Decreto 10.278/2020 prova a “autoria da digitalização” – i. e., ato material de formação do representante digital, não ostenta a virtude de autenticar e certificar validamente o título inscritível em sentido próprio;
3. O referido art. 5º, citado textualmente no CNN-CN-CNJ-Extra, deve harmonizar-se (e não contrariar frontalmente) a lei de regência (Inc. IV, § 2º, do art. 5º da Lei 14.063/2020). A Lei 14.063/2020 é posterior ao Decreto e às leis que ele regulamentou (Lei 13.874/2019 e Lei 12.682/2012). Além disso, a Lei das Assinaturas Eletrônicas é típica lex specialis em relação ao conjunto normativo que o Decreto buscou regulamentar. Repita-se: lex posterior derogat legi priori. De fato, a lei posterior revoga a anterior quandoseja com ela incompatível (art. 2º da LINDB).
4. Os padrões técnicos mínimos previstos nos anexos foram estabelecidos pelo órgão competente da administração pública (Resolução CONARQ 48/2021), “padrões técnicos” que não são observados de modo absoluto (nem mesmo neste exemplo), e tampouco foram regulamentados pela Eg. Corregedoria Nacional de Justiça.[11]

CENSEC – Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados

A CENSEC é a plataforma digital nacional que centraliza e compartilha informações dos serviços notariais brasileiros, permitindo que tabeliães, registradores e órgãos públicos acessem dados de atos notariais praticados em todo o território nacional de forma eletrônica e integrada.

Ela foi criada para coibir e evitar fraudes e permitir, justamente, o trânsito rápido e seguro de informações entre as várias especialidades. Nos termos do art. 264 do CNN-CN-CNJ-Extra a CENSEC tem, entre outros objetivos:

Art. 264. Fica corroborada a instituição da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC), disponível por meio do Sistema de Informações e Gerenciamento Notarial (SIGNO) e publicada sob o domínio www.censec.org.br, desenvolvida, mantida e operada pelo Colégio Notarial do Brasil Conselho Federal (CNB/CF), sem nenhum ônus para o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) ou qualquer outro órgão governamental, com objetivo de: 

I – interligar as serventias extrajudiciais brasileiras que praticam atos notariais, permitido o intercâmbio de documentos eletrônicos e o tráfego de informações e dados;

(…)

III –  implantar em âmbito nacional um sistema de gerenciamento de banco de dados, para pesquisa;

O art. 265 do código reza que a CENSEC funcionará por meio de portal na rede mundial de computadores e será composta, entre outros módulos, pela “Central de Escrituras e Procurações (CEP): destinada à pesquisa de procurações e atos notariais diversos, lavrados no país, no mínimo, desde 1.º de janeiro de 2006” (inc. III).

O acesso ao CENSEC/CEP e a emissão de documentos deve ser feito mediante uso de certificado digital nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP- Brasil), nos termos do § 3º do art. 282 do Código de Normas.

Por outro lado, o interessado poderia rogar ao notário que procedesse à “desmaterialização” da escritura e dos documentos anexos, gerando um documento em PDF/A, assinado pelo notário, seus substitutos ou prepostos com assinatura qualificada ou avançada (inc. IV do art. 208 do Código de Normas). 

Concluindo, o envio de escrituras públicas (ou certidão) por meio das plataformas eletrônicas aos cartórios de registro de imóveis pode se dar:

1. Por intermédio do SAEC-ONR, desde que o ato notarial esteja assinado pelo tabelião, substituto ou preposto e gerado eletronicamente em PDF/A ou XML e assinatura eletrônica firmada com certificado ICP-Brasil (Inc. III do art. 208 c.c. § 3º do art. 282 do CNN).
2. Por intermédio do SAEC-ONR, desde que a autenticidade do ato notarial possa ser conferida diretamente na CENSEC/CEP, com o código de verificação (hash) indicado no próprio traslado ou certidão.
3. Pela “desmaterialização” a cargo dos notários, seus substitutos ou prepostos.

NSCGJSP

As NSCGJSP, em seu articulado, especificam de modo mais detalhado a formação dos documentos eletrônicos. São estas as disposições constantes das Normas bandeirantes.

Capítulo XVI – Do Tabelionato de Notas

198. Os Tabeliães de Notas, seus substitutos e prepostos autorizados, poderão extrair traslados ou certidões de suas notas, sob a forma de documento eletrônico, em PDF/A, ou como informação estruturada em XML (eXtensible Markup Language), assinados com Certificado Digital ICP-Brasil, tipo A-3 ou superior[12].

205. Os documentos que acompanharem as certidões ou traslados digitais deverão apresentar-se em PDF/A, com metadados, observado o item 199.1, e serão autenticados pelo Tabelião, substituto ou preposto autorizado, mediante emprego de Certificado Digital.

208. Define-se como desmaterialização a geração de documentos eletrônicos, com aplicação de certificado digital, a partir de documento em papel.

209. A desmaterialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, com uso dos meios técnicos da própria serventia.

210. Os documentos eletrônicos produzidos no exercício da atividade notarial deverão ser assinados com emprego de certificado digital, no padrão ICP-Brasil, necessariamente, por meio da “Central Notarial de Autenticação Digital” (CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC).

210.1. O código hash gerado no processo de certificação digital deverá ser arquivado na CENAD de forma que possa ser utilizado para confirmação da autenticidade do documento eletrônico.

210.2. Para confirmação de autenticidade e integridade, o usuário acessará o CENAD, no portal de internet da CENSEC, e fará o upload do documento. A verificação de autenticidade e integridade decorrerá da confrontação do hash calculado para esse documento com o hash arquivado no momento da certificação.

Capítulo XX – Do Registro de Imóveis

365. A postagem e o tráfego de traslados e certidões notariais e de outros títulos, públicos ou particulares, elaborados sob a forma de documento eletrônico, para remessa às serventias registrais para prenotação (Livro nº 1 Protocolo) ou exame e cálculo (Livro de Recepção de Títulos), bem como destas para os usuários, serão efetivados por intermédio da Central Registradores de Imóveis.

366. Os documentos eletrônicos apresentados aos serviços de registro de imóveis deverão atender aos requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico) e serão gerados, preferencialmente, no padrão XML (Extensible Markup Language), padrão primário de intercâmbio de dados com usuários públicos ou privados e PDF/A (Portable Document Format/Archive), ou outros padrões atuais compatíveis com a Central de Registro de Imóveis e autorizados pela Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo.

366.1. É permitida a recepção para registro de imagens de documentos, preferencialmente no formato PDF, ou padrão mais atual a ser definido pela Central Registradores e autorizado pela Corregedoria Geral da Justiça, desde que o acesso ao original nato digital possa ser realizado para conferência através de sites confiáveis.

366.2. O Oficial Registrador deverá verificar se o titular do certificado digital utilizado no traslado ou certidão eletrônicos é tabelião, substituto ou preposto autorizado, ou tinha essa condição à época da assinatura do documento, procedimento denominado verificação de atributo, mediante consulta à base de dados do Colégio Notarial do Brasil. 

366.5. A recepção de instrumentos públicos ou particulares, em meio eletrônico, quando não enviados sob a forma de documentos estruturados segundo prevista nestas Normas, somente será admitida para o documento digital nativo (não decorrente de digitalização) que contenha a assinatura digital de todos os contratantes.

366.6. Documentos notarias digitais, decorrentes de digitalização de documentos físicos, somente podem ser recepcionados pela Central Registradores se adotado, preferencialmente, o padrão PDF/A e se a assinatura, via CENAD, e o atributo do subscritor puderem ser verificadas na Central de serviços do Colégio Notarial do Brasil.

O quadro que se delineia, conjugando-se o Código Nacional de Normas e as Normas bandeirantes, é complexo. Entretanto, é possível extrair um sentido de caráter geral. Combinando-se o Código Nacional de Normas, o Decreto 10.278/2020 e as Normas de Serviço da Corregedoria-Geral da Justiça de São Paulo, é possível construir um quadro orientativo. Apenas são aptos a ingressar no fólio real os seguintes documentos:

1. Traslados e certidões notariais eletrônicos: extraídos por tabeliães, substitutos ou prepostos autorizados, em formato PDF/A ou XML, assinados com certificado digital ICP-Brasil (A3 ou superior) e autenticados obrigatoriamente por meio da CENAD/CENSEC (itens 198, 205, 210, 210.1 e 210.2).
2. Documentos eletrônicos notariais produzidos no exercício da atividade: necessariamente assinados no padrão ICP-Brasil, com código hash arquivado na CENAD e verificável pelo usuário no portal da CENSEC.
3. Documentos digitalizados (desmaterializados): apenas quando a digitalização for realizada por notário, oficial de registro civil com atribuição notarial ou seus prepostos autorizados, mediante aplicação de certificado digital ICP-Brasil e submissão à CENAD (itens 208 e 209).
4. Títulos apresentados ao registro de imóveis: somente por intermédio da Central de Registradores de Imóveis (SAEC), em conformidade com os padrões de interoperabilidade (e-PING), preferencialmente em XML ou PDF/A, observada a verificação do atributo do subscritor junto ao Colégio Notarial (itens 365, 366 e 366.2).
5. Instrumentos particulares em meio eletrônico: somente se forem documentos nato-digitais, assinados digitalmente por todos os contratantes com certificado qualificado ICP-Brasil (item 366.5).
6. Documentos notariais decorrentes de digitalização: apenas se observados o padrão PDF/A, a assinatura via CENAD e a verificabilidade do atributo do subscritor na Central do Colégio Notarial (item 366.6).

Jurisprudência

Há um precedente da 1ª Vara de Registros Públicos que esclarece de modo consistente o tema de fundo deste processo de dúvida. A MM. Juíza fere diretamente o problema nos seguintes termos:

“A Lei n. 6.015/1973 preceitua que a forma do título é indispensável para sua admissão no Registro de Imóveis. Somente podem ser admitidos a registro os títulos hábeis que assumam a forma prevista em lei (art. 221 LRP).

Assim, a qualificação registral incide, dentre outros tantos requisitos, no exame dos requisitos formais do título apresentado para registro ou averbação de fatos, de atos e de negócios jurídicos, não se admitindo o acesso ao fólio real de documento que não assuma a forma prevista em lei ou apresentado com deficiência formal. A avaliação do título recai diretamente na análise formal do documento apresentado, de sua autenticidade, conteúdo, presunção de validade jurídica, dentre outros aspectos formais.

Bem por isso, a ausência de apresentação do documento original não permite ao registrador realizar a qualificação do título apresentado”.[13]

Pela inteira pertinência ao caso aqui tratado, peço vênia para citar outro trecho da respeitável decisão. Ele nos revela uma síntese precisa:

“Logo, para a recepção de título encaminhado eletronicamente ao Registro de Imóveis, não basta apenas a remessa eletrônica do título. É preciso analisar o seu enquadramento como título nato-digital ou título digitalizado e, assim, verificar se há observância dos requisitos legais e normativos.

Como fica evidente, quando se tratar de instrumento notarial (escritura pública, ata notarial, procuração pública, testamento público, carta de sentença notarial), sob a forma de documento eletrônico, somente poderão ser recepcionados, no Registro de Imóveis, os títulos que assumam a forma nativamente digital, isto é, certidão ou traslado notarial assinado por tabelião de notas, seu substituto ou preposto, ou, eventualmente, documento desmaterializado por qualquer notário, assinado por ele, seus substitutos ou prepostos com Certificado Digital ICP- Brasil.

(…)

Destarte, não há previsão para recepção, no Registro de Imóveis, de instrumento notarial desmaterializado pelo próprio portador (que não é Tabelião, Registrador, substituo ou preposto), que, em verdade, representa uma simples cópia digitalizada do original da escritura”.

A decisão da Vara especializada baseia-se em respeitáveis precedentes – tanto da Eg. Corregedoria Geral de Justiça, quanto do Colendo Conselho Superior da Magistratura que são devidamente indicados no corpo da r. decisão.

Contrariedade aos princípios da economia processual e transformação digital

Por fim, melhor sorte não tem o argumento de que a exigência de reapresentação da escritura original configura retrocesso procedimental ou cria formalidade excessiva frente a um sistema que busca simplificar, desburocratizar e agilizar o acesso ao Serviço Registral.

A questão central do debate não é o procedimento (que acha bem concebido), mas a natureza jurídica do título apresentado a registro. As exigências legais e normativas para ingresso do título no fólio real não podem ser mitigadas pelos oficiais de registro de modo a atender às expectativas do apresentante. Tal poderia inocular o germe da insegurança jurídica nas transações imobiliárias.

O óbice oposto pelo cartório se justifica pelo fato de que o título apresentado possui natureza jurídica de cópia, cujo ingresso no fólio real, salvo melhor juízo, há de ser impedido até que se possa verificar com segurança sua autenticidade, seja pela apresentação do original nato-digital, seja pelo exemplar “desmaterializado”, ou assinado pelo tabelião, substituto ou preposto, como indicado acima.

De nenhuma maneira a exigência representa burocracia ou contraria os princípios de economia processual, obliterando a transformação digital. Pelo contrário. A plataformização dos serviços notariais e registrais pressupõe a observância de certos requisitos formais para garantia da segurança jurídica – enteléquia dos registros públicos, consumação de sua essência, cumprimento do destino natural para o qual foi concebido.

Conclusões

Diante de todo o exposto, impõe-se reconhecer que o título apresentado, por consistir em mera reprodução digitalizada e não em documento original nato-digital, desmaterializado conforme indicado ou mesmo fisicamente exibido, não atende às exigências legais, regulamentares e normativas que regem o ingresso de títulos no fólio real.

A definição de autoria, autenticidade, integridade, validade e eficácia jurídicas dos títulos apresentados a registro constitui requisito inafastável, cuja observância não se subordina a argumentos de mera conveniência.

Por todo o exposto, resta mantido o óbice. Devolvo a apreciação do caso à superior consideração de Vossa Excelência, com o devido respeito.

SÉRGIO JACOMINO, Oficial do Registro.

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Notas

[1] Ap. Civ. 1000871-31.2018.8.26.0374, Morro Agudo, j. 23/8/2019, DJ 17/9/2019, Rel. Des. Geraldo Francisco Pinheiro Franco. Disponível em http://kollsys.org/nvl. Ap. Civ. 0061714-35.2012.8.26.0100, São Paulo, j. 11/2/2014, DJ 15/4/2014, Rel. Des. Elliot Akel. Disponível em http://kollsys.org/ej8. É longeva a orientação do Conselho Superior da Magistratura de São Paulo. As escrituras públicas, os escritos particulares autorizados em lei e os demais atos, não podem ser apresentados em cópias reprográficas, ainda que autenticadas ou assinadas pelo Tabelião ou Oficial. Ap. Civ. 9.306-0/4, Guarulhos, j. 11/9/1989, DJ 11/11/1989, Rel. Des. Álvaro Martiniano de Azevedo. Disponível em http://kollsys.org/54u. Ap. Civ. 10.246-0/0, Campinas, j. 31/7/1989, DJ 16/8/1989, Rel. Des. Milton Evaristo dos Santos. Disponível: http://kollsys.org/ejo.

[2] Ap. Civ. 1000122-65.2018.8.26.0648, Urupês, j. 12/9/2019, DJe 4/10/2019, Rel. Des. Geraldo Francisco Pinheiro Franco. Disponível: http://kollsys.org/nkg.

[3] Ap. Civ. 1113077-24.2024.8.26.0100, São Paulo, j. 16/12/2024, DJ 24/1/2025, Rel. Des. Francisco Loureiro. Disponível: http://kollsys.org/vh0

[4] O art. 41 do CC define as pessoas jurídicas de direito público interno: I – a União; II – os Estados, o Distrito Federal e os Territórios; III – os Municípios; IV – as autarquias, inclusive as associações públicas; V – as demais entidades de caráter público criadas por lei.

[5] ALMEIDA JR. João Mendes de. Direito Judiciário Brasileiro. 3ª ed. Rio de Janeiro: Freitas Bastos, 1940, p. 194.

[6] Publicado em: 11 nov. 2021, 2. ed. Seção 1, p. 152. Ministério da Justiça e Segurança Pública. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Diretrizes_digitalizacao__2021.pdf.

[7] SIGAD:  solução tecnológica desenhada para gerenciar documentos arquivísticos digitais e não digitais ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a produção/recebimento, passando pela tramitação e uso corrente, até a destinação final (eliminação ou guarda permanente). Ele incorpora princípios arquivísticos (proveniência, organicidade, autenticidade, integridade, acessibilidade) e atende a requisitos normativos nacionais (por exemplo, no Brasil, as diretrizes do CONARQ e normas da ABNT, como a NBR ISO 15489).

[8] CONARQ. Diretrizes para a Digitalização de Documentos de Arquivo nos termos do Decreto 10.278/2020.  Câmara Técnica Consultiva do CONARQ sobre a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos. Rio de Janeiro, 2021, p. 10.

[9] Art. 217 – O registro e a averbação poderão ser provocados por qualquer pessoa, incumbindo-lhe as despesas respectivas. 

[10] [A] “fé pública notarial é um atributo da soberania política delegado na pessoa de um notário, que a exercita, o muito mais frequentemente, em caráter substituinte, é dizer, sem concomitância com o poder atributivo ou delegante”. DIP, Ricardo. Breves apontamentos sobre a fé pública notarial. Brasília: Anoreg-BR, 23/3/2018. Acesso: https://www.anoreg.org.br/site/artigo-breves-apontamentos-sobre-a-fe-publica-notarial-des-ricardo-dip/

[11] V. Ex^a. vem de decidir reconhecendo que os “padrões técnicos” não são observados. Processo 1060280-71.2024.8.26.0100, j. 10/6/2024, Dje 11/6/2024, Dra. Renata Pinto Lima Zanetta, disponível: http://kollsys.org/uh0.

[12] O nível “3” (A-3) determina que o certificado deve ser emitido e armazenado em dispositivo criptográfico externo seguro, que atenda aos requisitos estabelecidos pela ICP-Brasil.

[13] Processo 1055482-33.2025.8.26.0100, São Paulo, j. 6/6/2025, DJ 9/6/2025, Dra. Renata Pinto Lima Zanetta. Disponível: http://kollsys.org/w1m. A r. sentença transitou em julgado em 4/7/2025.